Op donderdag 2 oktober barst het feest opnieuw los: de jaarlijkse Student Welcome in Kortrijk. Zoals steeds stroomt het Nelson Mandelaplein vol met duizenden studenten die samen de start van het academiejaar vieren. Hoofdorganisator Thomas Vanhoutte (32) blikt vooruit op het evenement, dat ook een steentje bijdraagt aan wie het moeilijker heeft. “Enkele kwetsbare jongeren van jeugdwerking Jongerenatelier en Ak-TRAC-tie krijgen een loon uitbetaald met de toegangsprijs van één euro.”
“We proberen jongeren te helpen door hen een loon uit te betalen voor hun hulp bij de opbouw en afbraak op de feestzone”, legt Thomas uit. “Elk jaar helpen acht tot twintig jongeren van vzw Jongerenatelier en Ak-TRAC-tie ons bij allerhande klusjes.” Naast die jongeren zijn ook andere vrijwilligers belangrijk voor de organisatie. “Voor de avond van Student Welcome zelf rekenen we op ongeveer driehonderd vrijwilligers, voornamelijk leden van de studentenclubs in Kortrijk. Zij houden zelf een bar open en staan in voor onder andere de kassa en drankbonnen. We krijgen ook hulp van de richting Eventmanagement van de Vives.”
Lange voorbereiding
Die hulp kan de organisatie goed gebruiken. In februari startten de eerste voorbereidingen en in november sluiten ze af. “We zijn ongeveer een jaar bezig met allerlei zaken te regelen zoals de line-up, een podium, stellingen en natuurlijk ook de bars”, lacht Thomas. “Een belangrijk deel van het organiseren van zo’n event is sponsors zoeken. Wij hebben een toegangsprijs van één euro en ook bij de drankprijzen hanteren we studentvriendelijke prijzen. De hulp van sponsors is dus noodzakelijk is om alles te kunnen organiseren.”
Op het festival zijn enkel jongeren ouder dan achttien jaar toegelaten. Dat is een bewuste keuze volgens de organisatie. “De doelgroep van het festival is hogeschool- en universiteitsstudenten.” Om al die studenten veilig te kunnen laten feestvieren, heeft de organisatie verschillende plannen gemaakt bij noodsituaties. “De organisatie heeft een plan voorzien voor brand- en noodweer. Ook bij spiking of een aanranding kunnen onze mensen op het terrein meteen handelen. Onze medewerkers hebben allemaal een omstaanderstraining gevolgd om noodsituaties te detecteren en op de juiste manier hulp te bieden. Buiten onze eigen werkkrachten is er natuurlijk security aanwezig en ook de politie zal op het festivalterrein te vinden zijn. Vanuit de centrale commandopost kunnen we ook steeds snel schakelen.”
Uitdagingen
Studenten komen minder snel uit hun kot of woning om naar een festival te gaan, waardoor de organistatie elk jaar verrassend uit de hoek moet blijven komen. “Vooral de beleving is belangrijk voor studenten van nu”, valt Thomas op. “Een van onze sponsoren zorgt dit jaar opnieuw voor een hoogtewerker. Onze grootste troef is een verrassing in de chillzone, maar daar ga ik natuurlijk nog niets over zeggen. Daarvoor moeten de studenten komen kijken”, houdt Thomas zich nog even op de vlakte.
Vanhoutte benadrukt dat het belangrijk is om stabiele bezoekersaantallen te hebben. “Het is ons doel om het aantal van vorig jaar te evenaren. Toen vonden zo’n 7.000 studenten de weg naar ons evenement. Hopelijk halen we dit jaar evenveel bezoekers”, besluit Thomas.
Student Welcome gaat door op donderdag 2 oktober van 19.30 uur tot 03.00 uur op het Nelson Mandelaplein in Kortrijk. De toegangsprijs is 1 euro.